ЗАМЕНА МАТЕРИАЛА В ХОДЕ РАБОТ

Действия Подрядчиков, когда требуется заменить материал, и согласовать данную замену. Шаблоны писем и порядок действий.. 

Зачастую бывает необходимость в замене материала в ходе работ. Причины разные, заложенный в смете материал не производится, новый материал лучше старого и т.п..


Необходимо составить и отправить

Письмо о замене материала.

Необходимо получить в ответ

Ответное письмо от Заказчика, с тем, что он эту информацию принял.

Если такого ответа не будет, фактически Заказчик не согласовал замену материала.

Если Заказчик выразил свое устное согласие, ему надо направить еще одно письмо, в котором и прописать, что Заказчик согласился на замену материала.

В шаблоне могут быть формулировки, подразумевающие, что в случае игнорирования уведомления о замене материала, это классифицируется как согласие заказчика на эту замену.


Что должно быть в письме по замене материалов, кроме основных параметров (контракт, предмет, объект и т.п.).

Фиксация нового материала

Что новый материал заменяет

Обоснование замены

Просьба согласовать " в срок до"

Приложение с характеристиками материала

Письмо о замене материала

СКАЧАТЬ ШАБЛОН




Чек-лист по этой ситуации

СКАЧАТЬ/ОТКРЫТЬ












Можно сделать дополнительно

Можно составить "рыбу" ответного письма Заказчика, надо внести запись в журнал работ, о том, что замена согласована..


ВОВРЕМЯ   НЕ   ОТПРАВИЛИ

Необходимое письмо не было сделано
и не было оправлено


Что делать в данном случае, и как все
зафиксировать пост-фактум

Часто возникают ситуации, когда материал уже заменен,
и использован, но Заказчик об этом официально
не проинформирован, это с ним не согласовано.

Именно в письменном виде, в устной форме это было,
но оказалось или может оказаться недостаточным.

Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате "пост-фактум",
необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных,
где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное)
Заказчика, так и обоснованность замены материала и т.п.


Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.